Excel czy program do wypożyczalni dmuchańców

Excel wystarcza do prowadzenia wypożyczalni dmuchańców, dopóki masz jedno lub dwa urządzenia i kilka wynajmów w tygodniu. Gdy w sobotę jedzie kilka zamków i zjeżdżalni, arkusz przestaje wystarczać, bo nie blokuje podwójnych terminów, nie przygotowuje umów i nie ułoży dostaw. Wtedy program do wypożyczalni jest tańszy niż pierwsza pomyłka.

Nie namawiam do zmiany od pierwszego dnia. Arkusz jest darmowy i znasz go na pamięć. Poniżej zestawiam, co w nim działa, co się psuje i jak policzyć moment zmiany na własnych liczbach.

Co dobrze robi arkusz w małej wypożyczalni

Przy jednym zamku i kilkunastu wynajmach w sezonie prosta tabela z datą, klientem, adresem i kwotą jest wystarczająca. Widzisz całość na jednym ekranie, a pomyłka jest mało prawdopodobna, bo pamiętasz każdą rezerwację. Dodatkowo arkusz nic nie kosztuje i nie wymaga nauki.

• Pełna swoboda w układzie kolumn.
• Brak abonamentu przy kilku wynajmach miesięcznie.
• Łatwy podgląd na telefonie przy jednej osobie w firmie.

Gdzie arkusz zaczyna kosztować

Problemy nie przychodzą od razu. Pojawiają się wtedy, gdy rośnie liczba urządzeń, rezerwacji i osób, które mają dostęp do kalendarza. Najczęstsze cztery wyglądają tak.

• Podwójna rezerwacja. Arkusz nie ostrzeże, że ten sam zamek wpisałeś dwa razy na nakładające się godziny. Wychodzi to dopiero na tydzień przed imprezą.
• Brak zapytań z kompletem danych. Klient pisze wieczorem, Ty dopytujesz o adres, wymiary placu i godziny, a po drodze odpowiedź zabiera konkurent.
• Umowy pisane od nowa. Przy każdym wynajmie przepisujesz dane klienta do wzoru umowy i protokołu, a kaucję liczysz osobno.
• Dostawy w głowie. Przy kilku imprezach jednego dnia nikt poza Tobą nie wie, co załadować i o której być gdzie.

Jak liczyć kaucje i co zapisać w umowie, opisaliśmy w poradniku umowa najmu dmuchańca i kaucja. Skutki błędów w kalendarzu rozpisaliśmy w tekście podwójne rezerwacje w wypożyczalni dmuchańców.

Excel kontra program, porównanie na konkretach

Kiedy zostać przy Excelu

Jeśli wynajmujesz jeden zamek głównie znajomym i znajomym znajomych, a rezerwacje przychodzą telefonem z odstępem kilku dni, program nic Ci nie da. Płacisz za funkcje, których nie używasz. Wróć do tematu, gdy dokupisz drugie urządzenie albo gdy zaczniesz dostawać zapytania od obcych osób, które nie znają Twojego numeru, tylko znajdują Cię w wyszukiwarce.

Dobrym testem jest sobota w środku sezonu. Wyobraź sobie, że w jeden dzień dostajesz pięć zapytań z różnych miejsc i dwie rezerwacje do potwierdzenia. Jeśli odpowiedź na każde z nich wymaga przeszukania arkusza, telefonu do żony albo kartki z notatkami, to jesteś już po stronie programu.

Co zmienia się dla klienta

Klient nie widzi Twojego arkusza, ale czuje jego skutki. Odpowiedź przychodzi po kilku godzinach zamiast kilku minut, cena jest podawana z pamięci, a umowa pojawia się dzień przed imprezą. Przy programie dostaje zapytanie z wymiarami urządzenia, wolnymi terminami i jasnymi warunkami kaucji. Dla rodzica organizującego komunię albo urodziny ta przewidywalność jest powodem, by wybrać Ciebie, a nie wypożyczalnię, która odpisała dzień później.

Jak działa samo przyjmowanie rezerwacji na Twojej stronie, opisujemy na stronie rezerwacje online dla wypożyczalni dmuchańców.

Jak policzyć, czy program się zwróci

Weź średnią marżę z jednego wynajmu po kosztach dojazdu, pracy i czyszczenia. Odpowiedz na dwa pytania. Ile rezerwacji w sezonie straciłeś, bo odpowiedziałeś za późno albo zamek był podwójnie zajęty. I ile godzin w miesiącu spędzasz na przepisywaniu danych i pisaniu umów. Jeśli marża z jednej uratowanej rezerwacji w miesiącu przekracza 199 zł netto, najtańszy plan zwraca się sam.

Pełny rachunek kosztów urządzenia znajdziesz w tekście koszty prowadzenia wypożyczalni dmuchańców.

Jak przejść z arkusza na program bez stresu

• Zacznij poza sezonem albo w tygodniu bez dużych imprez.
• Dodaj urządzenia z wymiarami, zdjęciami i cennikiem.
• Wpisz do kalendarza tylko przyszłe rezerwacje, stare zostaw w arkuszu.
• Przez dwa tygodnie prowadź oba narzędzia równolegle i porównuj terminy.
• Potem wyłącz arkusz i wstaw widżet rezerwacji na stronę.

Po sezonie czeka jeszcze fakturowanie wynajmów. Jeśli szukasz do tego narzędzia, zobacz program do fakturowania zgodny z KSeF, który wystawia faktury i przesyła je do krajowego systemu.

Pytania o Excel i program do wypożyczalni dmuchańców

Czy do prowadzenia wypożyczalni dmuchańców wystarczy Excel?

Excel wystarcza przy jednym lub dwóch urządzeniach i kilku wynajmach w tygodniu. Przy większej liczbie rezerwacji zaczyna zawodzić, bo nie blokuje podwójnych terminów, nie generuje umów i nie przypomina o dostawach. Granicą jest zwykle sezon, w którym w sobotę jadą trzy urządzenia.

Ile kosztuje program do wypożyczalni dmuchańców?

Abonament Dmuchnij kosztuje 199 zł netto miesięcznie w planie Start, 399 zł w Pro i 990 zł w Sieci. Do cen netto dolicza się 23% VAT. Rocznie wychodzi 1 194, 2 394 i 5 940 zł netto, czyli o połowę mniej niż płacąc co miesiąc.

Czy da się przenieść dane z arkusza do programu?

Tak. Urządzenia, ceny i kaucje dodajesz raz, a przyszłe rezerwacje z arkusza wpisujesz do kalendarza na jedno popołudnie. Starych, zakończonych wynajmów nie musisz przenosić. Arkusz możesz zachować jako archiwum, a kalendarz prowadzić już tylko w programie.

Po czym poznać, że czas na program do wypożyczalni?

Sygnały są trzy. Zdarzyła Ci się podwójna rezerwacja tego samego sprzętu, odpisujesz na zapytania do późna, bo pytasz o te same dane, albo umowy pisałeś na kolanie przed samym wyjazdem. Każdy z nich kosztuje więcej niż miesięczny abonament.